Knigge zum Mail-Schriftverkehr

Wir kennen das sicherlich alle, dass beim Verfassen einer E-Mail oft geschludert wird. Der Ton ist eher lax und Abkürzungen sind nicht nur häufig, sondern oftmals unverständlich. Nicht selten kann man nicht einmal erkennen, ob die E-Mail von Männlein oder Weiblein geschrieben wurde. Da kann einem schon vergehen, überhaupt darauf zu antworten. Deshalb sollte beim Versand von E-Mail einige Punkte beachtet werden. Denn sonst läuft man eventuell Gefahr, von seinem Gegenüber nicht ernst genommen zu werden und darf etwas länger auf eine Antwort warten.

Der Empfänger sieht als erstes die Betreffzeile, welche kurz und knapp mit einer gewissen Aussagekraft Auskunft darüber geben sollte, worum es geht. Das ist besonders wichtig, damit die E-Mail vom Empfänger nicht für Spam gehalten und gelöscht wird. Eine E-Mail im Beruf ist keine Nachricht in Chat-Communities. Floskeln wie akla, bda, cu, 2L8…..um nur einige wenige zu nennen, haben in Business E-Mail nichts zu suchen. Außerdem sollte man sich darüber im Klaren sein, dass nicht alle Nutzer von E-Mail mit diesen Floskeln vertraut sind, sie deshalb nicht verstehen oder schlicht für unhöflich halten, was sie im beruflichen Bereich auch sind. Oder wissen Sie die Bedeutung dieser genannten Abkürzungen?

Im privaten Bereich spricht nichts dagegen, eine E-Mail im Stil einer SMS, also klein und mit Punkten als Trennzeichen, zu schreiben. Doch im beruflichen Bereich sollte das absolut Tabu sein, denn gerade längere Texte oder komplexere Themen sind so schwerer zu lesen. Die Texte lesen sich besser, wenn sich das Auge an optischen Marken festhalten kann. Eigene Texte sollte man auf etwa 70 Zeichen pro Zeile umbrechen (die meisten Mail-Programme machen das auf Wunsch automatisch). Wörter mittels Bindestrich zu trennen, ist unüblich und beim Umformatieren von Zitaten ausgesprochen lästig; dies sollte man nur in extremen Ausnahmefällen machen, etwa wenn sonst halbleere Zeilen resultieren würden. Des Weiteren gehören zu einer E-Mail die vollständigen Absenderdaten in Form von Name und ggf. eine Telefonnummer. Wer sich nicht sicher ist, beim Schreiben einer E-Mail den richtigen Ton zu treffen, sollte überlegen, ob er statt eine E-Mail zu schreiben nicht besser anruft. Im Allgemeinen ist der Ton am Telefon etwas lockerer, und was bei einer E-Mail schlecht ankommt, kann am Telefon schon sympathisch wirken. Attachments sind meist lästig, wenn nicht klar ist, dass der Empfänger genau weiß, was er damit soll, was vor allem bei proprietären Datenformen (z.B. Word-Dateien, vcard) schwierig sein kann. HTML verbietet sich aus denselben Gründen. Statt ein einseitiges Word-Dokument als Anhang zu verschicken, kann man auch den Text über die Zwischenablage direkt in die Mail kopieren. Die sogenannten vcards und ähnliches blasen die E-Mail nur unnötig auf und haben keinen praktischen Nutzwert. Kennt man den Empfänger nicht, sollte man auch mit Informationen sparsam sein. Kennt man sich oder hat man öfter miteinander zu tun, genügt der einmalige Austausch von Adresse und Telefonnummer – das muss dann nicht an jede E-Mail angehängt werden.

Noch ein kleiner Tipp am Rande: Bei Outlook Express ist die E-Mail in einem Vorschaufenster sofort einsehbar, sobald Sie auf eine Nachricht im Posteingang klicken. Manche Viren werden schon durch diese Vorschau aktiviert. Daher sollten Sie diese Funktion abschalten, deren Einstellung sich unter Ansicht versteckt.