Milliarden E-Mails werden jeden Tag verschickt. Die meisten enthalten am Ende nur eine kurze Grußfloskel – eine Firmenanschrift und weitere Kontaktdaten fehlen in der Regel. Ist das rechtens? Oder droht hier eine teure Abmahnung? Rechtsanwalt Christian Solmecke von der Kölner Anwaltskanzlei Wilde Beuge Solmecke klärt diese Frage.
Es ist ein großes Ärgernis. Viele E-Mails enthalten keinerlei Informationen zum Absender. Keinen vollständigen Namen, keine Adresse, keine Telefonnummer. Immer wieder heißt es aber: Zumindest eine geschäftliche E-Mail muss alle Informationen enthalten, die auch auf dem Briefkopf eines auf Papier gedruckten Schreibens zu finden sind. Stimmt das? Und kann man für fehlende Informationen in einer Mail abgemahnt werden? Christian Solmecke kennt die Antwort: „In der Tat gibt es gesetzliche Pflichtangaben bei der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation. Diese gesetzlichen Regelungen für Handelsregisterfirmen bestehen seit 2007. Sie werden aber noch immer in den allermeisten Geschäfts-Mails nicht beachtet. Das kann teuer werden. Bei fehlender Signatur drohen Abmahnungen inklusive Abmahngebühren und Zwangsgelder je nach Unternehmensform. Für den Einzelkaufmann droht ein Bußgeld von bis zu 1000 Euro. Für die anderen Unternehmensformen droht ein Zwangsgeld bis zu 5000 Euro. Dieses Zwangsgeld wird festgesetzt, wenn der Unternehmer nach der Abmahnung immer noch keinen gesetzlich einwandfreien Geschäftsbrief vorlegen kann. Fehlen nur unwesentliche, einzelne Angaben, so ist eine Abmahnung allerdings in der Regel nicht berechtigt.“ Das bedeutet schon einmal – private Mails benötigen keine Signatur. Das gilt auch für die interne Firmenkommunikation. Für Freiberufler, Gesellschaften bürgerlichen Rechts und Einzelunternehmer gelten die Vorschriften ebenso wenig. In Ausnahmefällen kann sich eine Verpflichtung aus der „Verordnung über Informationspflichten für Dienstleistungserbringer“ ergeben, wenn einige Angaben, die für einen Vertragsabschluss benötigt werden, nicht auf sonstigem Wege bereitgestellt werden. Eine Ausnahme besteht auch bei Freiberuflern, die in Partnerschaftsgesellschaften organisiert sind.
Folgende Informationen gehören in die E-Mail Signatur: 1. Der Name: Der Empfänger muss den Absender sofort identifizieren können. Somit ist die Angabe des Firmennamens, wie er aus der Registereintragung hervorgeht, unabdingbar. 2. Die Adresse: Der Empfänger muss wissen, wie er den Absender persönlich erreichen kann. 3. Registereintrag: Ist die Firma im Handelsregister eingetragen, müssen zusätzlich Angaben zum Registergericht und zu der Nummer gemacht werden, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist. 4. Vertretung bei Kapitalgesellschaften: Bei der AG und der GmbH müssen die Namen der vertretungsberechtigten Geschäftsführer, der Aufsichtsratsvorsitzenden und der Vorstandsvorsitzenden samt Vertreter angegeben werden.
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