Natürlich sind E-Mails oder Chat-Beiträge formloser als klassische Briefe, und gerade bei privaten Botschaften ist es im Internet üblich beziehungsweise erlaubt, näher an der gesprochenen Sprache zu schreiben. Emoticons (Smileys) sind durchaus nützlich, um eine Botschaft „zwischen den Zeilen“ zu übermitteln wie etwa: „Das war jetzt aber nicht ernst gemeint, sondern ironisch“. Bei Abkürzungen wird es allerdings bereits kritisch. „Hdgl“ (für „Hab dich ganz lieb“) und „LG“ (für „Liebe Grüße“) sind bei SMS-Botschaften von Absendern unter 18 Jahren angemessen, danach bei einem einigermaßen stilbewussten Menschen nicht mehr – schon gar nicht im Business-Netzwerk.
Wenn Sie berufliche Kontakte anmailen, sollten Sie das nie ohne angemessene Anrede tun. Wenn Ihnen „Sehr geehrte Frau …“ zu förmlich ist, können Sie auch „Liebe Frau …“ oder „Guten Morgen, Frau …“ schreiben. Insbesondere bei Kontaktanfragen verwenden Sie selbstverständlich das höflich distanzierte „Sie“. Unvermitteltes Duzen von Ihnen nicht oder nur flüchtig bekannten Personen ist im Business-Netzwerk ein Fauxpas. Hier sollten Sie sich an dieselben Gepflogenheiten halten wie im sonstigen Geschäftsleben: Der hierarchisch Ranghöhere bietet dem Rangniedrigeren das Du an, wobei Kunden als ranghöher gelten, bei gleichgestellten Kollegen der Ältere dem Jüngeren. Auch für eine Grußformel sollten Sie online für geschäftliche Netzwerkpartner Zeit haben. Die Abkürzung „MfG“ gilt dabei nicht als höflich!
Im eher privaten Netzwerk sollten Sie überlegen, wen Sie problemlos duzen können und bei wem Sie es im „richtigen Leben“ auch nicht ohne Einladung dazu tun würden. Auf Anrede und Gruß sollten Sie ebenfalls nicht verzichten, wobei diese im Privatbereich natürlich formloser ausfallen dürfen. Für ein „Hallo, Petra“ oder „Lieber Peter“ haben Sie sicher Zeit, und die Empfänger freuen sich über „Liebe Grüße“ oder ein „Bis bald!“.
Geschäftliche E-Mails lesen Sie sicher Korrektur, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Idealerweise tun Sie das zumindest im Business-Netzwerk auch. Kleinere Tippfehler werden dort zwar meist toleriert, aber eine Nachricht voller Rechtschreibfehler und unvollständiger Sätze macht keinen guten Eindruck, nicht einmal im privaten Netzwerk. Alles, was Sie online schreiben, kann von vielen Menschen gelesen werden. Deswegen sollten Sie immer ein positives und freundliches Bild von sich vermitteln. Zeigen Sie sich auch deswegen hilfsbereit, wenn jemand Sie um Informationen oder einen Gefallen bittet; helfen Sie mit Erfahrungen, Tipps und weiteren Kontakten. Wenn Sie selbst um etwas bitten, tun Sie das sowieso genauso höflich, wie Sie es von Angesicht zu Angesicht auch täten und wie es Ihrem Verhältnis zum Empfänger angemessen wäre. Auch wenn jemand sich selbst unhöflich verhält, etwa weil er eine Nachricht von Ihnen länger unbeantwortet lässt, werden Sie nicht ausfallend. Manche Menschen bekommen so viele Nachrichten, dass sie zwischendrin den Überblick verlieren. Dann schreiben Sie eben eine – immer noch freundliche – Erinnerungsnachricht. Selbst wenn jemand richtig unverschämt wird und beispielsweise aggressive Nachrichten an Sie schickt oder an Ihre virtuelle „Pinnwand“ heftet (solche Menschen heißen übrigens im Internetjargon „Trolle“): Lassen Sie sich nicht provozieren, sondern antworten Sie bestenfalls humorvoll. Ein höfliches „Ich finde Ihre Nachricht im Ton unangemessen und möchte daher inhaltlich nicht darauf eingehen“ ist auch in Ordnung.
Seien Sie besonders vorsichtig, wenn Sie im Auftrag Ihres Arbeitgebers aktiv sind
Manche Unternehmen haben erkannt, dass sie die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter in sozialen Medien auch zu PR-Zwecken nutzen können. Es kann Ihnen durchaus passieren, dass Ihr Chef Sie bittet, in Ihrem Blog oder Netzwerk auch über Ihre Arbeit, Ihr Unternehmen und seine Produkte oder Leistungen zu schreiben. Dieser Bitte werden Sie sich nicht grundsätzlich entziehen können. Vielleicht möchten Sie sowieso über Ihre Arbeit schreiben, weil Sie sie interessant finden. Damit Sie sich nicht angreifbar machen, sollten Sie dann folgende 5 Regeln beachten:
- 1. Stellen Sie klar, dass Sie als Privatperson schreiben. Etwa mit dem Hinweis: „Ich arbeite für die XY GmbH. Was ich hier schreibe, sind aber meine eigenen Meinungen und Erfahrungen; sie decken sich nicht immer mit den Ansichten meines Arbeitgebers.“
- 2. Schreiben Sie positiv über Ihr Unternehmen. Wenn Ihr Chef Sie gerade schrecklich aufregt, der dritte Kollege einen Burnout hat, die Reklamationsquote dramatisch angestiegen ist und Sie außerdem Massenentlassungen befürchten, ist das nichts, was Sie aktiv verbreiten sollten.
- 3. Seien Sie ehrlich. Werden Sie von anderen auf negative Themen angesprochen, können und sollten Sie antworten – ehrlich, aber diplomatisch. Schreiben Sie ruhig „Ja, wir haben gerade Schwierigkeiten mit …“, aber nicht „Das ist hier der letzte Saftladen!“.
- 4. Plaudern Sie nicht zu viel aus. Firmeninterna, Geschäftsgeheimnisse, Strategiedebatten und vertrauliche Personalien gehören nicht ins Internet und sollten auf keinen Fall gerade durch Sie dorthin gelangen.
- 5. Holen Sie nicht zu weit aus. Sie können in der Regel nicht das ganze Unternehmen und alle seine Aktivitäten überblicken. Sie können sachgerecht nur über das schreiben, was Ihr Arbeitsgebiet betrifft. Darauf sollten Sie sich auch beschränken und nicht etwa Dinge verbreiten, die Sie selbst nur aus der Gerüchteküche erfahren haben.
Der große Knigge-Extra-Tipp zum Schluss: 1.000 Freunde – und trotzdem einsam. Vergessen Sie neben dem virtuellen Austausch die realen Treffen nicht. Digitale, soziale Medien erleichtern es, in virtuellem Kontakt zu bleiben. Sie können den persönlichen Kontakt aber nicht ersetzen.
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