Irgendwo zwischen Papierbelegen, Durchschlägen und Chatgruppen-Chaos: Unternehmen mit Technikern, Vertriebsmitarbeitern, Leiharbeitern oder Sub-Unternehmern im Außendienst leiden häufig unter hakeligen Prozessen, ineffizienter Planung und ungesteuerter Kommunikation. Das umfasst sämtliche Arbeitsbereiche. Die Disposition ist neben dem Tagesgeschäft damit beschäftigt Notfalleinsätze zu organisieren, Verspätungen zu kommunizieren und Terminverschiebungen im Blick zu haben. Hinzu kommt der Papierkrieg mit verloren gegangenen Stundenzetteln oder Durchschlägen für den Kunden.
Geschmeidiges Field Service Management dank eigener Software
Eine individuell auf das Unternehmen ausgelegte Plattform kann hier helfen Dienstleister oder Techniker, externe wie interne, zu steuern. Sie deckt dabei von der Planung, über die Auftragsverwaltung bis zur Dokumentation, dem Reporting und der Faktura alles ab, was benötigt wird. Und dies ohne Papier per mobilem Zugriff – auch, wenn der Empfang fehlt.
Eine solche Web-App entwickelte das Softwarehaus wunschlösung aus Jena/Leipzig für einen Kunden aus dem Bereich Installation und Wartung. Sie erleichtert Technikern und Verwaltung gleichermaßen ihre Aufgaben: Wählbare Ansichten für Karten, Kalender oder Listen vereinfachen sowohl die Arbeit des Backoffice-Teams als auch der Monteure und gewährleisten eine hohe Benutzerfreundlichkeit. Checklisten helfen bei der Auftragsdurchführung, sichern die Qualität und resultieren in einer automatisch generierten Dokumentation. Das Unternehmen hat keine Medienbrüche und arbeitet papierlos, das Team bleibt von lästigen Nacharbeiten verschont, da diese mit dem Abschluss des Auftrags automatisch erstellt werden.
Eingabe- und Buchungsfehler werden durch die Integration von Barcode-Scannern, intelligenten Ausfüllvorschlägen sowie einem Plausibilitäts-Check mittels entsprechender Schnittstellen vermieden, was eine hohe Datenqualität sicherstellt. Noch vor Ort kann der Auftrag vom Kunden überprüft, abgenommen oder beanstandet werden: Dokumentationsfotos und eine umfangreiche Protokollierung von (Prozess-)Daten helfen dabei. Bei Bedarf können Rechnungen automatisiert verschickt werden, Lieferscheine und Retourenscheine werden automatisch generiert. So kann die interne Abwicklung zum Beispiel von Gewährleistungsfällen schneller erfolgen. So werden nicht nur Lagerprozesse, sondern auch der Prüf- und der angeschlossene Abrechnungsprozess automatisiert und beschleunigt. Gleichzeitig entsteht Transparenz durch Live-Reporting- und Controlling-Möglichkeiten: Die aggregierten Informationen werden in Dashboards aufbereitet und bieten einen Echtzeit-Überblick über Arbeitsergebnisse, Materialverwendung und Projekte oder Kampagnen. So können beispielsweise zusätzliche Kosten schnell lokalisiert werden. Die Web-App ist über Schnittstellen in die IT-Landschaft des Kunden integriert. Unterm Strich spart das Unternehmen durch die Automatisierung Kosten, verkürzt Rechnungszyklen und steigert die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern.
Individualsoftware zur Umsetzung
An diesem Beispiel zeigen sich die Vorteile einer Individualsoftware, also einer auf den Anwendungsfall maßgeschneiderten Anwendung für PC, Tablet und Handy: Mit ihr können alle Anforderungen ohne Einschränkungen umgesetzt werden, da die Bedürfnisse des Unternehmens im Mittelpunkt stehen und die Funktionalitäten der Lösung bestimmen. Gleichzeitig kann der Kunde die Entwicklungs-Roadmap, Timeline und Prioritäten selbst bestimmen – der Weg zum Entwicklerteam ist kurz, der Kontakt beständig. Das garantiert ebenfalls Flexibilität: Änderungen können leichter und schneller erfolgen. Eine Individuallösung bietet nicht zuletzt die volle Kontrolle über die Daten, da das Unternehmen keine Lösung mietet. Insgesamt führt eine Individualsoftware aufgrund ihres hohen Automatisierungs- und Optimierungspotenzials langfristig zu besseren Ergebnissen.
Nun sind bei einer individuellen Entwicklung die Möglichkeiten und damit der Lösungsraum deutlich größer als bei einem Customizing von Standardtools. Deswegen brauchen Unternehmen den passenden Partner, um die optimale Lösung zu finden. Er muss zum einen ein Verständnis für den Kunden mitbringen, die Prozesse verstehen, Anforderungen ableiten und in einer modernen Architektur abbilden können. Dazu kommen methodisches und technologisches Knowhow, strategisches Verständnis und ein Ende-zu-Ende Ansatz.
Optimal ist es, wenn der Partner die höheren Entwicklungskosten einer Individualsoftware mit seinen Werkzeugen abfedern kann. Zum Beispiel, indem nicht bei jeder Programmierung bei null begonnen wird. Module und so genannte Microservices für Teilanwendungsfälle sind hier nur ein Ansatz. wunschlösung bringt außerdem Code-Generatoren mit, die die zeitintensiven Standardaufgaben zu Projektbeginn automatisiert lösen und die Software flexibel und robust machen. Wichtig darüber hinaus für die Kostenkontrolle: eine zukunftsfähige Architektur, eine Technologie mit hohem Reifegrad und Skalierbarkeit, um spätere Anpassungen zu ermöglichen. Mit der Kombination aus individuellen Komponenten und Modulen bietet die Individuallösung dann die Effizienz des Standards bei gleichzeitiger Flexibilität, wenn sich Abläufe ändern sollten.
Fazit
Das Management des Außendiensts über eine Software abzubilden, ist gar nicht so einfach. Entscheiden sich Unternehmen hier für ein individuelles Tool statt für eines von der Stange, stehen sie mit ihrem konkreten Anwendungsfall im Mittelpunkt. Damit können ihre Geschäftsprozesse genauer abgedeckt werden – und die größtmögliche Flexibilität für spätere Anpassungen ist gegeben. Individualsoftware muss dabei nicht den Kostenrahmen sprengen: Ein guter Partner hat Werkzeuge, um die Entwicklung effizient zu gestalten.