Stress, das heißt die Beanspruchung des Menschen durch psychische Belastungen, die von außen wirken oder auch auf bestimmte eigene Einstellungen, Erwartungshaltungen und Befürchtungen zurückzuführen sind, ist inzwischen ein Modewort. Wer nicht sagen kann, dass er im Stress sei, leistet quasi nicht genug. Diesen Eindruck könnte man bedauerlicherweise heutzutage bekommen. Vor allem der negativ wirkende Disstress kann zu Krankheiten und zu Problemen in Hinblick auf den Beruf und auf das private Umfeld führen. Der sogenannte Eustress, der für das Überleben eines Organismus unabdingbar ist, erhöht die Aufmerksamkeit und fördert die maximale Leistungsfähigkeit des Körpers, ohne ihm zu schaden. Aber auch nur dann, wenn es sich nicht um eine dauerhafte Belastung handelt. Somit kann Stress in seinen verschiedenen Ausprägungen zu einer Störung der sogenannten „Work-Life-Balance“ und zu einer Verminderung der Lebensqualität führen. Man lebt nicht mehr, sondern man wird gelebt.
Und wie ist dieses Problem nun zu lösen? Die Uhr um 15 oder 20 Jahre zurückzudrehen geht nicht. Der Einzelne kann die Welt nicht ändern, da er nur ein kleines Rädchen in einem großen Getriebe ist. Aber er kann zumindest in seinem Mikrobereich Veränderungen vornehmen, Akzente setzen und sich besser organisieren.
Ziele formulieren
Zunächst ist es von Bedeutung, sich seiner beruflichen und privaten Ziele in kurz-, mittel- und langfristiger Hinsicht bewusst zu werden. Es geht in einem ersten Schritt also darum, die richtigen Dinge zu tun und nicht nur über die möglichst effiziente Ausführung von Tätigkeiten nachzudenken, deren Zielorientierung gar nicht hinterfragt wurde. Zu beachten ist dabei, dass die jeweiligen individuellen Ziele mess- und realisierbar sein sollten. So könnte beispielsweise ein berufliches Ziel des Leiters der Leiterplattenbestückung (SMD/THT) eines mittelständischen EMS-Unternehmens lauten, dass er sich nicht nur fachlich, sondern auch in Hinblick auf die Mitarbeiterführung weiterbilden möchte. Hierbei beabsichtigt er, jedes Jahr drei Seminartage entsprechend seinem spezifischen Weiterbildungsbedarf wahrzunehmen. Seminarbesuche erfordern aber Zeit, welche ein knappes Gut ist.
Persönliche Tätigkeitsanalyse
Mit Zeit- und Selbstmanagement kann Stress und Zeitmangel mit offenem Visier begegnet werden. Jeder hat von diesem Schlagwort schon gehört, aber wer kennt die Vielzahl an Techniken und wer setzt wenigstens einige davon konsequent ein? Bevor einzelne Methoden angewendet werden, bedarf es einer persönlichen Tätigkeitsanalyse, die der Einzelne über mindestens eine Woche hinweg vornehmen sollte. Veränderungen können nur dann sinnvoll bewirkt werden, wenn die individuellen Missstände zuvor aufgedeckt wurden. Folglich sollte sich jeder Einzelne die beiden folgenden Schlüsselfragen stellen, auf die nachfolgend eingegangen wird:
- Für welche Tätigkeiten setze ich meine Zeit ein?
- Wie führe ich diese Tätigkeiten durch?
Vielfach hat man völlig falsche Vorstellungen, wofür und wie man seine Zeit im Arbeitsalltag verwendet. Aus praktischer Erfahrung als Seminaranbieter kann gesagt werden, dass eine kritische Selbstreflexion, die ein wichtiges Element der Stressanalyse ist, einem eine klare Sicht der Dinge eröffnet.
Prioritäten setzen
In Anlehnung an das Pareto-Prinzip, das auf den italienischen Ingenieur, Ökonom und Soziologen Vilfredo Federico Pareto zurückgeht, erzielt man mit 20 % der eingesetzten Zeit immerhin 80 % der Ergebnisse. Beziehungsweise mit 80 % der verwendeten Zeit erreicht man nur 20 % der Ergebnisse. Und genau in diesen 80 % der Zeit stecken die Zeitdiebe und Störfaktoren, die es zu vermeiden gilt. Mitarbeiter und Führungskräfte sollten sich also daran machen, auf einem Blatt Papier mit Hilfe einer Tabelle alle Zeitdiebe zu notieren und die bedeutungsvollsten kurzfristig anzugehen. Häufige Zeitdiebe sind von außen
herangetragene Störungen, ineffiziente Besprechungen, lange Telefonate, unzureichende Arbeitsplatzorganisation und unrealistische Zeitplanung.
Und wie sollten die anfallenden Aufgaben nun erledigt werden? So wie sie eben zeitlich eingehen oder wie man Lust dazu hat? Nein! Besser ist es, Prioritäten zu setzen. Um eine sinnvolle Priorisierung vorzunehmen, stehen die ABC-Analyse und das Eisenhower-Prinzip zur Verfügung. Die ABC-Analyse differenziert in sehr wichtige A-Tätigkeiten, wichtige B-Tätigkeiten und unwichtige C-Tätigkeiten. So könnten beispielsweise für einen Marketingleiter eines Herstellers für Prüftechnik in der Elektronikfertigung die finalen Vorbereitungstätigkeiten der Teilnahme an einer im nächsten Monat stattfindenden Fachmesse für Prüftechnik die Priorität A haben. Das Einarbeiten in Google Analytics zur Leistungskontrolle der neuen Website und der neuen Social-Media-Maßnahmen bekommt Priorität B. Die Beschaffung neuer Bilder für das Büro erhält Priorität C.
Das sogenannte Eisenhower-Prinzip, das vom US-Präsidenten und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower praktiziert und gelehrt wurde, geht einen Schritt weiter und nimmt eine Aufteilung in vier Gruppen entsprechend der Kriterien-Kombination von wichtig/unwichtig sowie eilig/nicht eilig vor:
- Aufgaben, die wichtig und eilig sind, werden sofort angepackt.
- Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind, werden in die Zeitplanung aufgenommen.
- Aufgaben, die unwichtig, dafür aber sehr eilig sind, werden delegiert.
- Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind, wandern in
den Papierkorb.
Tages- und Wochenplanung
Planung heißt, die Zukunft zu gestalten. Dies sollte durch Wochen- und Tagespläne erfolgen. Zum einen können Mitarbeiter und Führungskräfte in der Elektronikindustrie dadurch ihren Schreibtisch und ihre Pinwand von vielen kleinen Merke-Zettelchen freihalten, zum anderen erhalten sie dadurch eine Übersicht der zu erledigenden Tätigkeiten, mit der Möglichkeit eine Priorisierung vorzunehmen. Hierzu werden im Handel verschiedene Kalender- und Planungssysteme, zum Teil auch als Software, angeboten.
Bei der Erstellung eines Tagesplans kann die sogenannte Alpen-Methode oder die Menü-Methode herangezogen werden. Die auf den Wirtschaftswissenschaftler Lothar J. Seiwert zurückgehende Alpen-Methode erfordert täglich einige wenige Minuten zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans in folgenden fünf Schritten:
- Aufgaben, Aktivitäten und Termine notieren
- Länge der Aktivitäten einschätzen
- Pufferzeiten einplanen beziehungsweise reservieren
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle vornehmen
Folgt man dem Autor Dieter Brendt, dann greift die Menü-Methode die ABC-Analyse und das Eisenhower-Prinzip auf und ergänzt sie zielgerichtet. Die Menü-Methode hat vier aufeinanderfolgende Schritte zum Gegenstand:
- Maßnahmen sammeln
- Entscheidung über Prioritäten
- Notwendigen Zeitbedarf schätzen
- Überarbeiten
Dabei geht es zunächst darum, den Tagesplan zu erstellen und sich zu fragen, auf welche Art und Weise welche Maßnahmen sinnvoll zu erledigen sind. Beispielhaft soll die Frage angeführt werden, ob ein Telefonat genügt oder ob es einer Besprechung bedarf, um eine fertigungsbedingte Änderung am Kundenauftrag abzuklären. Beim zweiten Schritt kann die ABC-Analyse oder das Eisenhower-Prinzip angewendet werden. Die Abschätzung des notwendigen Zeitbedarfs im dritten Schritt ist dahingehend von besonderer Bedeutung, dass Zeitdruck erzeugt oder genommen werden kann. Mit einer vorsichtigen Schätzung ist man auf der sicheren Seite und kann zeitlichen Puffer generieren. Beim vierten und letzten Schritt geht es um das Überarbeiten, nachdem die Aufgabe mit der höchsten Priorität erledigt wurde. Nimmt sie mehr Zeit in Anspruch als gedacht, ist die nachfolgende Planung zeitlich entsprechend zu straffen. Von besonderer Bedeutung bei der Tagesplanung ist der Biorhytmus, der von Mensch zu Mensch verschieden ist und die persönliche Leistungskurve bestimmt. Studien belegen, dass nur wenige Personen ihrer persönlichen Leistungskurve Beachtung schenken. Allgemein gilt jedoch: „Nutzen Sie den Morgen, denn Morgenstund hat Gold im Mund“. Eine zehnminütige Ruhepause oder ein kurzer Spaziergang nach dem Mittagessen führt zu einem Wiederanstieg der Leistungskurve. Für den Einbau von Pausen in den Arbeitsalltag gibt es spezifische Techniken des Zeitmanagements.
Pomodoro-Technik
In diesem Zusammenhang soll im Folgenden auf die sogenannte Pomodoro-Technik eingegangen werden. Es stellt sich die Frage, was eine Tomate (italienisch: pomodoro) hiermit zu tun hat und was sie bewerkstelligen kann. Die Tomate steht bei dieser Technik für die handelsübliche Küchenuhr beziehungsweise den Kurzzeitmesser im Tomatendesign. Dieses Hilfsmittel verwendete Francesco Cirillo als er in den 1980er Jahren diese Technik entwickelte, um die Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte, die er Pomodori nennt, und in Pausenzeiten zu unterteilen. Die Methode basiert auf der Erkenntnis, dass häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern können. Die Technik besteht aus fünf Schritten:
- Die Aufgabe ist zuerst schriftlich
zu formulieren - Der Kurzzeitmesser wird auf
25 Minuten gestellt - Die Aufgabe wird solange bearbeitet, bis der Kurzzeitmesser klingelt. Dann wird sie als erledigt markiert
- Dann wird eine kurze Pause gemacht (5 Minuten)
- Nach jeweils vier pomodori wird eine längere Pause gemacht (15–30 Minuten)
Ein wichtiges Ziel der Pomodoro-Technik ist das Reduzieren von eigenen Abschweifungen und externen Unterbrechungen wie Telefonate und eingehende E-Mails. Die Pomodoro-Technik hat inzwischen große Beliebtheit erlangt, so dass hierfür auch entsprechende Anwendungssoftware zur Verfügung steht.
Mind Map
Der durch den britischen Mentaltrainer und Autor Tony Buzan bekannt gewordene Begriff des Mind Map, welcher als Assoziogramm, Gedächtniskarte oder Gedankenkarte zu verstehen ist, ist eine grafische Darstellung, die, vereinfacht ausgedrückt, Beziehungen zwischen verschiedenen Begriffen aufzeigt. Die methodische Anwendung einer Mind Map beginnt mit dem zentralen zu bearbeitenden Thema in der Mitte eines Blattes.
Es wird möglichst präzise formuliert und gegebenenfalls auch als Bild oder Grafik dargestellt. Von diesem Thema ragen verschiedene Hauptäste mit Unterästen nach außen, wobei die Hauptäste die Hauptkapitel und die Unteräste die Unterkapitel darstellen. Letztendlich entsteht auf diese Art und Weise ein beschriftetes Baumdiagramm, das komplexe Sachverhalte transparent werden läßt und Zusammenhänge durch gegenseitige Verknüpfungen sichtbar macht.
Mit diesem Hilfsmittel lassen sich bei der Herstellung von Fertigungs- und Prüftechnik für die Elektronik wichtige, vielschichtige und komplexe Projekte und Aufgaben strukturierter, konzeptioneller und zeitsparender angehen, woraus ein großer Effizienzgewinn resultiert. Mind Maps sind somit als eine bedeutende Arbeitstechnik im Rahmen des Zeit- und Selbstmanagement anzusehen.
Entscheidungen treffen
Im Arbeitsalltag von Führungskräften in der Elektronikindustrie gehört es zur Tagesordnung, dass Entscheidungen getroffen werden müssen. Doch werden Entscheidungen immer zeitnah getroffen? Oder werden sie verschleppt, weil man sich nicht entscheiden kann oder möchte? Entscheidungen sollten dann getroffen werden, wenn alle möglichen Fakten auf dem Tisch liegen. Wenn beispielsweise drei Angebote zum Bezug neuer Büromöbel vorliegen und alle Fragen geklärt sind, gibt es keinen Grund die Entscheidung hinauszuzögern. Lässt sich der Unsicherheitsgrad einer Entscheidung durch weitere Informationen verringern, zum Beispiel dadurch, dass einer der Büromöbelhändler eine 3D-Skizze nachreichen möchte, sollte ein konkreter Zeitpunkt für die Entscheidung vorgemerkt werden. Entscheidungen ohne Not nicht zu treffen oder zu verschieben, sollte vermieden werden, da man sich sonst ein wiederholtes Mal mit demselben Sachverhalt zu befassen hat.
Delegieren
Delegieren ist die Weitergabe von Teilaufgaben und der dafür notwendigen Handlungskompetenz von einer Führungskraft an einen Mitarbeiter mit dem Ziel, sich selbst zu entlasten. Nicht-Delegieren hingegen ist als Führungsschwäche anzusehen. Im Rahmen des Zeit- und Selbstmanagements gilt es, dieses Entlastungspotenzial auf sinnvolle Art und Weise auszuschöpfen: Dass Delegieren tatsächlich zu einer Zeitersparnis führt und dadurch nicht mehr Zeit verschlingt als eingespart wird, ist es erforderlich, von vorneherein eine Reihe von klärenden Fragen zu stellen. Als Beispiele für zu delegierende Tätigkeiten im Vertrieb eines kleineren EMS-Dienstleisters sind die Pflege der Kundendatenbank oder das telefonische Vereinbaren von Terminen durch die Assistenz anzuführen.
Kraftvoll „Nein“ sagen können
Nicht nein sagen können, liegt vielfach im Wunsch begründet, hilfsbereit zu sein oder an fehlender Courage. Es schwingt oftmals die Befürchtung mit, von den Kollegen als eigensinnig und egozentrisch abgestempelt zu werden. Folglich muss man „nein sagen“ lernen und sich zum „Dinge mutig sein lassen“ durchringen. Nehmen wir den Fall, dass ein Kollege um die Übernahme einer zusätzlichen Tätigkeit im Rahmen eines Kundenauftrages bittet, man selbst aber kaum Zeit hat: Man sollte hier nicht gleich zusagen, sondern fragen: „Warum ich?“, „Warum gerade jetzt?“. Denn warum sollte sich der Nein-Sager zuerst rechtfertigen. Wenn man als zweiter seine Gründe vorträgt, wird dem Gegenüber klar, dass man sich selbst in einer noch kritischeren Situation als er befindet. Es ist zu überlegen, ob nicht eine andere Person genauso geeignet für diese Tätigkeit ist. Nein zu sagen ist letztendlich eine Ermessensentscheidung zwischen Kollegialität und der eigenen Situation, das heißt, der eigenen Ziele, der Priorität der momentan zu bearbeitenden Aufgabe und dem vorhandenen Zeitbudget.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Zeit- und Selbstmanagement bei der eigenen Persönlichkeit beginnt und eine Vielzahl von Techniken bereithält, mit Hilfe derer die Effizienz im Arbeitsalltag in der Elektronikindustrie verbessert werden kann. Mehr zeitlicher Freiraum führt zu weniger Stress sowie zu einem ausgeglicheneren Verhältnis von Berufs- und Privatleben.
Der Autor Dr. Oliver Hettmer ist Leiter des Steinbeis-Transferzentrums Managementseminare & Mittelstandsberatung (STZM) in Winnenden. Er bietet Seminare und Vorträge zum Zeit- und Selbstmanagement an.
Kernfragen des planvollen Delegieren
- Was soll delegiert werden?
- Warum soll es delegiert werden?
- Wer soll es ausführen?
- Wie soll es ausgeführt werden?
- Wann soll es ausgeführt sein?
