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Strategien gegen einen betrieblichen Lockdown

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Strategien gegen einen betrieblichen Lockdown

Strategien gegen einen betrieblichen Lockdown
Alexander Steiner fasst vier betriebsbezogene Erkenntnisse über die Coronavirus-Pandemie zusammen. Foto: meta:proc
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Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH, fasst vier betriebsbezogene Erkenntnisse über die Coronavirus-Pandemie zusammen:

„Im Großen wie im Kleinen können sie jedes Unternehmen treffen: Krisen. Die aktuelle Corona Pandemie demonstriert Betrieben weltweit, wie plötzlich unerwartete Ausfälle auftreten und in welchem Ausmaß sie auf Geschäftsabläufe einwirken können. Welche vier Schlüsse lassen sich aus der aktuellen Situation für Unternehmen ziehen und wie sehen Strategien aus, die in Zukunft im Falle eines betrieblichen Lockdowns helfen können?“

Business Continuity – und weiter?

„Ob Naturkatastrophe oder Hardware-Funktionsausfall – Unternehmen sollten sich für Krisensituationen rüsten, um im Idealfall durchweg handlungsfähig zu bleiben oder Geschäftsprozesse schnell wieder zum Laufen zu bringen. Business Continuity Management (BCM) erweist sich dabei als probates Mittel, um Risiken und Schäden in Unternehmen zu minimieren. So weit, so gut. Doch wie die Realität in Zeiten des Coronavirus schmerzvoll demonstriert, greifen die meisten BCM-Pläne – sofern sie denn überhaupt existieren – zu kurz, um einer tatsächlichen Krisensituation gewachsen zu sein. Grundproblem an dieser Stelle: Business Continuity baut zu sehr auf tatsächlicher Manpower im Unternehmen auf. Fallen Mitarbeiter jedoch großflächig aus oder dürfen sie, wie im aktuellen Fall, die Geschäftsräume nicht mehr betreten, ist die Einhaltung des Notfallplans vor Ort nicht gesichert, was wiederum zu Lücken im Betriebsablauf führt. Zusätzlich besteht häufig das Problem, dass Unternehmen ihren BCM-Plan zeitlich zu stark eingrenzen. Wer hierbei nur kurzfristige Einflüsse berücksichtigt, umgeht zwar die strategischen und kommerziellen Herausforderungen einer längerfristigen Planung und kommt womöglich auch seinen Bestrebungen nach, die Investitionen in den BCM-Plan möglichst gering zu halten. Jedoch ist er auch nicht für den Ernstfall gerüstet. Doch unabhängig davon, ob eine Naturkatastrophe, ein Großschadensfall im Unternehmen selbst oder – wie in der aktuellen Situation – ein krankheitsbedingtes Ereignis die Ursache darstellt, zwingen derartige Geschehnisse Betriebe möglicherweise dazu, einen längeren Zeitraum im ‚Notfall Modus‘ zu verbleiben. Je nach SwitchBack-Strategie des Unternehmens kann der Betrieb im BC Modus durchaus weit über das eigentliche Ereignis hinausgehen. Und selbst nach dem Switch Back sind die Auswirkungen eines entsprechenden Ereignisses nicht von heute auf morgen passé.“

Arbeitsrückstand bringt das Fass zum Überlaufen

„Anzunehmen, dass der ohnehin bereits stark ausgelastete Mitarbeiterstamm im Falle einer auftretenden Krise zusätzlich auch noch den anfallenden Backlog bearbeiten kann, stellt sich schnell als fatal heraus. Denn Fakt ist: Murphys Gesetz behält immer recht und somit gesellen sich zu kalkulierbaren Zusatzarbeiten – wie dem Abfedern von Krankheitsausfällen – in den meisten Krisensituationen auch noch weitere unvorhergesehene Aufgaben. In der Folge sind die Angestellten dann entweder so stark in die Bearbeitung der auftretenden Zusatzaufgaben eingebunden, dass wichtige Kernprozesse zu kurz kommen, oder der anfallende Mehraufwand sorgt für eine unzumutbare Ausdehnung der Arbeitszeiten. Beide Szenarien wirken sich fatal auf das ohnehin geschwächte Geschäft aus. Im besten Falle sollten Betriebe während einer solchen Krise bereits so aufgestellt sein, dass ein Backlog möglichst gering ausfällt.“

Die Krise definiert die Aufgaben

„Auch wenn der Gedanke sehr beruhigt, dass Unternehmen ihre Geschäftsabläufe selbst festlegen, zeigt uns die aktuelle Situation, dass diese Annahme nur zum Teil stimmt. Welcher Business-Continuity-Plan hat denn den enormen administrativen Aufwand kommen sehen, der sich aus der derzeitigen Corona-Pandemie ergibt? So müssen etwa Mahnverfahren sowie Kurzarbeits, Kredit- und Stundungsanträge derzeit in Massen bearbeitet werden und jeder Einzelfall drängt. Dabei ergibt sich nicht nur die Schwierigkeit, dass sich diese Anträge zum regulären Workflow addieren. Behörden, bei denen die Anträge auflaufen, mussten aufgrund der bestehenden Kontaktverbote und Gesundheitsvorschriften auch ihre Arbeitsprozesse zum Teil grundlegend neu strukturieren. Zusatzaufwand, der die zeitnahe Bearbeitung aller Aufgaben einmal mehr behindert.“

Es gibt immer ein nächstes Mal

„Nach dem Virus ist vor … was auch immer. Niemand weiß, welche Krise bevorsteht und wie hart sie das eigene Unternehmen treffen wird. Frei nach dem – zugegeben überspitzten – Motto „Wer mit dem Schlimmsten rechnet, hat meistens eine gute Zeit“ sollten Betriebe zusätzlich zu den bereits gewonnenen Erkenntnissen für eine Situation in der gleichen Größenordnung vorsorgen. Als besonders tückisch an Krisen kristallisiert sich der Umstand heraus, dass ihre tatsächlichen Ausmaße nur allzu schnell in Vergessenheit geraten, wie die vorangegangene SARS-Pandemie zeigt. Deshalb gilt es das Momentum zu nutzen und die derzeitige Lage als Schablone für die eigene Business-Continuity-Strategie zu nutzen. Doch wie kann das gelingen? Beziehen Unternehmen in ihre Krisenstrategie Softwarebots ein, besteht auch in einem Fall wie einer weltweiten Pandemie die Möglichkeit, Prozesse weiterhin auszuführen und zu steuern. Kommt Robotic Process Automation, kurz RPA, zum Einsatz, übernehmen virtuelle Mitarbeiter Arbeitsabläufe eins zu eins von ihren menschlichen Kollegen und stellen die Aufrechterhaltung der Betriebsabläufe sicher. Indem sie sich um die Bearbeitung der regulären, repetitiven Geschäftsprozesse kümmern, halten sie ihren menschlichen Kollegen den Rücken für hinzukommende Zusatzaufgaben frei. Da die virtuellen Bots zudem nicht Gefahr laufen, krankheitsbedingt auszufallen, lässt sich ihr Einsatz nicht nur optimal planen, sondern auch je nach Bedarf auf ein Maximum von 24/7 ausweiten. Erfahrungsgemäß erweist sich ein großer Teil der regelmäßigen und hochvoluminösen, gleichartigen Geschäftsvorfälle im Betriebsablauf für die Ausführung von Unternehmensprozessen als essenziell. Daher stellt sich die Übertragung dieser Bearbeitungen an eine automatisierte Lösung allgemein als vorteilhaft heraus. Idealerweise sind somit auch im Regelbetrieb Roboter verantwortlich für die Abarbeitung von Aufgaben des Tagesgeschäftes. So bleibt sichergestellt, dass die Bots belastbar und robust arbeiten. Zudem geht daraus hervor, dass auch beim Umschalten von einem Regelbetrieb in den Krisenmodus bei der Abarbeitung des Tagesgeschäftes keine bis wenige Auswirkungen auf den Ablauf entstehen. Die Bearbeitung ist so in beiden Fällen gewährleistet. Zudem bilden teilautomatisierte Geschäftsprozesse eine saubere und konsistente Grundlage für eine Wiederaufnahme des Regelbetriebes nach einem Switch Back.“

www.metaproc.com

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