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Wie können Unternehmen Testverfahren und Vorgaben umsetzen?

Noch mehr Anforderungen rund um Covid-19
SumTotal: Wie können Unternehmen Testverfahren und Vorgaben umsetzen?

SumTotal: Wie können Unternehmen Testverfahren und Vorgaben umsetzen?
Aristoteles Kabarganos: „Die Pandemie hat viele Arbeitgeber dazu gebracht, das Thema Digitalisierung und Automatisierung in einem neuen Licht zu betrachten“ Bild: SumTotal
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In Sachsen sind Arbeitgeber seit dem 22. März 2021 verpflichtet, ihren Mitarbeitern im Präsenz-Dienst mindestens einmal pro Woche das Angebot zur Durchführung eines kostenlosen Selbsttests zu machen. In Berlin sieht die Testpflicht vor, dass Firmen jedem Präsenz-Mitarbeiter zweimal wöchentlich ein Testangebot unterbreiten müssen. Auch wenn die Testpflicht nicht für alle Bundesländer Pflicht wird, hat die Regierung einen Appell an die Unternehmen gerichtet, ihrer Selbstverpflichtung gerecht zu werden. Für viele Organisationen stellt die Testverpflichtung jedoch eine echte organisatorische und logistische Herausforderung dar. Hinzu kommen die Forderungen zum Kontaktnachweis im Fall von Infektionen sowie Distanz- und Hygienekonzepte. Ein Lichtblick: viele Firmen können bereits existierende Lösungen wie Workforce- und Lernmanagement-Systeme dazu nutzen, Mitarbeiter entsprechend zu schulen, Personal einzuteilen und Kontaktketten zu verfolgen. SumTotal hat sechs Beispiele für Anwendungsmöglichkeiten zusammengestellt.

Die Umsetzung der Selbstverpflichtung zum Testen in Unternehmen nimmt Fahrt auf. Ein aktueller Sachstandbericht der Verbände BDA, BDI, DIHK und ZDH vom 4. April 2021 zeigt auf, dass die Mehrheit der Unternehmen in Deutschland bereits mit dem Testen begonnen hat oder in Kürze beginnen möchte. Um alle geforderten Aktionen rund um Covid-19 in geregelte Bahnen zu lenken und sachgerecht zu dokumentieren, lassen sich auch Systeme für Workforce Management (WFM) oder Human Capital Management (HCM) und Corporate Learning nutzen, die beispielsweise implementiert wurden, um Remote Arbeiten und Mitarbeiterförderung zu unterstützen.

1. Kommunikation und Schulung

Mithilfe von WFM- oder HCM-Systemen mit integriertem Lernmanagement können Unternehmen Schulungen und Zertifizierungen aktiv steuern und unterstützen. Bei notwendigen Ad hoc-Schulungen, wie etwa zu Hygiene- und Abstandregelungen, während Covid-19, können Unternehmen sicherstellen, dass keine Mitarbeiter übersehen werden. Falls verpflichtende Qualifikationen oder Schulungen (Stichwort Compliance) von Mitarbeitern nicht mehr auf dem erforderlichen Stand sind, kann eine Warnmeldung ausgelöst werden, die darüber informiert, dass diese in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen werden müssen. Im Falle der Corona-Tests können Schulungen zur Durchführung von Selbsttests, beispielsweise mit Bild- oder Videoanleitungen, für alle Mitarbeiter bereitgestellt werden. In vielen Firmen hat es sich als effizienter herausgestellt, gezielte Schulungen für eine Gruppe von dedizierten Testverantwortlichen durchzuführen. Wenn diese das Testen und die Datenerfassung übernehmen, kann noch genauer verfolgt werden, wer wann und wo getestet wurde.

2. Testkoordination und Dokumentation

Wenn das Risikoniveau so hoch ist wie in einer Pandemiesituation, ist ein belastbares Planungssystem für Aktivitäten wie die Testkoordination erforderlich. Das System muss nicht nur gewährleisten, dass alle betroffenen Mitarbeiter in den Testvorgang einbezogen werden, es muss die Testergebnisse auch genau erfassen und nachvollziehbar dokumentieren. Eine Gruppierung der Mitarbeiter in Abhängigkeit von ihrem Risikoprofil – beispielsweise aufgrund der Art und Häufigkeit ihrer Außenkontakte – kann dazu beitragen, das Risiko zu minimieren und die Prozesseffizienz sicherzustellen. Sowohl über moderne WFM- als auch über HCM-Systeme lassen sich diese Prozesse abbilden.

3. Infektionsketten und Kontaktverfolgung

Im Falle eines Infektionsausbruchs im Betrieb müssen Arbeitgeber wissen, mit wem die betroffenen Mitarbeiter in Kontakt waren, etwa wer in derselben Schicht, im selben Gebäude oder derselben Produktionslinie gearbeitet hat. Moderne WFM-Lösungen können effektive Track & Trace-Prozesse und -Technologien bereitstellen, damit alle betroffenen Mitarbeiter getestet sowie gegebenenfalls isoliert und betreut werden können.

4. Distanzregelungen und Personaleinsatzplanung

Über ein WFM-System können die Verantwortlichen Personaleinsatz und Schichten planen, um sicherzustellen, dass Regeln für Social Distancing jederzeit eingehalten werden. Das gilt auch für die Einsatzplanung an Produktionslinien. Auch besondere Regeln für die Pausen lassen sich so umsetzen, um zu verhindern, dass beispielsweise zu viele Mitarbeiter zeitgleich die Kantine aufsuchen. In vielen Unternehmen wird zurzeit eine Rotation von Präsenz und Home Office umgesetzt. Auch hierbei lässt sich die Einteilung von Büroarbeitszeiten und Remote Arbeit in konsistenten Gruppen organisieren, um eine minimale soziale Vermischung sicherzustellen.

5. Flexible Arbeitszeiten und Work-Life Balance

Während der Pandemie hat sich der Bedarf, Schichten zu tauschen oder Urlaubstage für die Betreuung von Kindern und kranken Angehörigen umzuplanen, extrem erhöht. Unternehmen, die mithilfe von Lösungen wie HCM oder WFM in der Lage sind, die notwendige Transparenz dieser Mitarbeitereinteilung zu gewährleisten, haben dabei einen klaren Vorteil. Gleichzeitig wünschen sich Mitarbeiter bereits seit längerem mehr Flexibilität bei der Einteilung ihrer Arbeitszeiten und die Option, zeitweise Remote zu arbeiten. Firmen, die Mitarbeitern diese Optionen auch außerhalb von Pandemiephasen bieten, können zudem das Engagement ihrer Belegschaft verbessern.

6. Performance trifft Employee Wellbeing

HCM-Lösungen können über integrierte Lernangebote nicht nur die Fortbildung und Entwicklung von Mitarbeitern unterstützen. Weitere wichtige Funktionen sind auch die Leistungsverfolgung sowie die Möglichkeit für regelmäßiges Feedback und den Dialog mit den Mitarbeitern. Besonders während der Pandemie zeigte sich, dass statt eines reinen Fokus auf die Arbeitsleistung gerade der kontinuierliche Dialog mit den Mitarbeitern besonders wichtig war, um deren Wohlbefinden und damit auch ihre Leistungsfähigkeit zu unterstützen. In vielen Fällen gingen diese beiden Bereiche sogar Hand in Hand. Waren Mitarbeiter am Anfang der Pandemie vielleicht noch offen für Freistellungen und geringere Arbeitsanforderungen, so fühlten sich viele nach einiger Zeit unterfordert und isoliert. Firmen, die die Pandemie-Phase nutzten, um Mitarbeitern Schulungen und Fortbildungen über digitale Kanäle anzubieten, konnten nicht nur in ihre eigene Zukunftsfähigkeit investieren, sondern erhielten in vielen Fällen auch sehr positives Feedback der Beschäftigten. Die Mitarbeiter fühlten sich stärker eingebunden und konkret gefördert. Entsprechend war eine Steigerung des Engagements und der Motivation der Mitarbeiter zu beobachten – auch wenn diese Remote arbeiteten.

„Ein großes Telekommunikationsunternehmen, das die Lernplattform (LXP) unseres Mutterkonzern Skillsoft nutzt, bot seinem gesamten Ladenpersonal beispielsweise während des Lockdowns Schulungen an und kam mit sehr positivem Feedback auf uns zu“, erklärt Aristoteles Kabarganos, Sales Director Central Europe bei SumTotal. „Außerdem hat die Pandemie viele Arbeitgeber dazu gebracht, das Thema Digitalisierung und Automatisierung in einem neuen Licht zu betrachten. Ohne teilweise Automatisierung und digitalisierten Support komplexer Prozesse wie Arbeitszeiterfassung, Personalplanung und speziellen Covid-19-Maßnahmen, besteht ein großes Risiko an manuellen Fehleinträgen, was zusätzliche Kosten verursacht. Auch die Investition in mobil nutzbare digitale Systeme hat sich für viele Firmen im letzten Jahr extrem gerechnet. Die mobile Nutzung von Schulungsangeboten stieg bei einem unserer Kunden um 90 Prozent. Viele Mitarbeiter des großen Unternehmens für Möbel und Wohnideen verfügen nicht über Firmen-Laptops oder -PCs, daher war die Option, über Mobilgeräte sicher und einfach auf die Lernangebote zugreifen zu können, essentiell.“

https://de.sumtotalsystems.com

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