Prozessqualität für die Industrie

Die Dr. Dietrich Mueller GmbH ist auf die Herstellung hochwertiger Werk- und Isolierstoffe für die Industrie spezialisiert und beliefert damit Kunden in aller Welt. Qualität und Zuverlässigkeit bilden dabei eine wichtige Grundlage für den Erfolg. 2015 wurde das Unternehmen dafür mit dem „Top 100“-Siegel als eines der innovativsten Unternehmen im deutschen Mittelstand ausgezeichnet. Das soll natürlich auch in Zukunft so bleiben. In Zusammenarbeit mit der Imixs Software Solutions GmbH wurde ein Prozessmanagementsystem eingeführt, um diesen Erfolg nachhaltig zu sichern.

„Bei der Vielzahl an Produkten und Materialien sowie den sehr unterschiedliche Anforderungen aus allen Teilen der Industrie ist für uns eine schnelle und zuverlässige Angebots- und Auftragsabwicklung ein wichtiges Kriterium“, erläutert Dr. Michael Müller, Projektleiter bei der Dr. Dietrich Mueller GmbH. „Unser Ziel war es folglich, eine einheitliche zentrale Prozessplattform zu etablieren, über die sämtliche Abläufe in den Bereichen Angebotserstellung, Erstbemusterung und Auftragsabwicklung gesteuert und kontrolliert werden können.“

Dazu wurden zunächst die unternehmensinternen Prozessabläufe analysiert, in technisch ausführbare Prozessmodelle überführt und an die Organisationsstruktur des Unternehmens angepasst. „Dann ging es überraschend schnell“, fährt Müller fort. „Mit Hilfe der Softwarelösung Imixs-Office-Workflow der Imixs Software Solutions GmbH konnten sämtliche Arbeitsabläufe in einer einheitlichen Prozessplattform zusammengeführt werden. Die komplette Umstellung dauerte nur knapp vier Wochen.“ Der Nutzen ist enorm: Die Mitarbeiter können nun über eine persönliche Aufgabenliste schnell auf Anfragen reagieren und haben über die interne Prozessdokumentation immer einen genauen Überblick über die laufenden Vorgänge.

Eine Herausforderung war es, die technisch oft sehr unterschiedlichen Produktanfragen im Unternehmen schnell und zuverlässig zu verteilen. Hierzu wurden sämtliche Organisationseinheiten nach Material- und Verfahrenstechnik organisiert und in der Prozessplattform hinterlegt. Geht jetzt eine Bestellung oder Produktanfrage ein, werden sie einfach erfasst und dann automatisch an den richtigen Fachbereich weitergeleitet. „Faxe, die von Schreibtisch zu Schreibtisch getragen wurden, bis die Zuständigkeit geklärt war und schlimmstenfalls auch mal ein paar Tage liegen blieben, gibt es jetzt nicht mehr“, freut sich Müller. Dadurch konnten die Reaktionszeiten für Anfragen und Angebote deutlich reduziert werden. Aber auch Doppelbearbeitungen des gleichen Vorgangs, z.B. wegen unklarer Zuständigkeiten, gehören der Vergangenheit an. Gleichzeitig konnte mit dem intelligenten Aufgabenmanagement der Software und der persönlichen Aufgabenlisten der Informationsfluss im Unternehmen optimiert werden, sodass sich die Informationsflut durch unnötige interne E-Mails eindämmen ließ.

Durch die Workflow-Technik können nun Aufgaben nicht nur schneller und zuverlässiger bearbeitet werden, sondern sie werden auch anhand des hinterlegten Prozessmodells überwacht und lassen sich gegebenenfalls umleiten. Überschreitet beispielsweise die Bearbeitungsdauer eines Vorgangs einen zuvor festgelegten Zeitraum, wird der Vorgang automatisch an den Verantwortlichen gemeldet. Dieser kann ihn dann sofort weiter bearbeiten. Der genaue Ablauf wird außerdem in der Prozesshistorie dokumentiert. „Jeder Mitarbeiter hat darauf Zugriff und kann jederzeit Auskunft über den aktuellen Bearbeitungsstand geben“, ergänzt Müller. Sämtlicher Schriftverkehr ist ebenfalls im System gespeichert und der Zugriff auf die Daten ist auch mobil möglich, zum Beispiel vom heimischen Arbeitsplatz aus oder per Smartphone. Auch auf unerwartete Ereignisse, wie den Ausfall eines Mitarbeiters wegen Krankheit, reagiert das Workflow-Management-System sofort. Die Vorgänge können automatisch an einen Vertreter delegiert werden. Das funktioniert auch bei Urlaubsanträgen; die Übergabe der Aufträge an die Vertretung ist ebenfalls automatisch organisiert.

Das Serversystem für das Workflow-Management ist virtualisiert und kann somit wahlweise in der Cloud oder im Unternehmen betrieben werden. Experten kümmern sich um ein tägliches Backup sämtlicher Datenbestände. Die Häufigkeit von Backups ist frei wählbar. Updates werden automatisch eingespielt und die Datensicherungen regelmäßig überprüft. Einzelne Software-Komponenten lassen sich zudem flexibel und individuell aktualisieren. Nachträgliche Änderungswünsche sind meist innerhalb weniger Stunden erledigt. „Für uns rechnet sich der Umstieg auf dieses „Software-as-a-Service“-Prinzip. Durch das nachhaltige Konzept einer Open Source Basis sind die IT-Kosten niedrig; gleichzeitig können die Möglichkeiten einer moderneren IT-Infrastruktur genutzt werden. Unsere Produktivität ist dadurch um rund 20 % gestiegen“, so Müller abschließend.