Durch die Corona-Pandemie hat die Digitalisierung in deutschen Unternehmen einen Schub erlebt. Der Mittelstand zeigt beim Digital Office allerdings noch Nachholbedarf. So sieht sich die Hälfte (51 Prozent) der mittelständischen Unternehmen zwischen 100 und 499 Beschäftigten als Nachzügler, wenn es um die Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse geht. Ebenso viele (51 Prozent) sind es bei kleinen Unternehmen zwischen 20 und 99 Beschäftigten. Bei großen Unternehmen ab 500 Beschäftigten schätzt sich hingegen nur ein Drittel (32 Prozent) als Nachzügler ein. Das zeigen die Ergebnisse einer repräsentativen Umfrage unter 502 Unternehmen in Deutschland, die vom Digitalverband Bitkom in Auftrag gegeben wurde (Hinweis zur Methodik: Grundlage der Angaben ist eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 502 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland von Anfang März bis Mitte April 2021 telefonisch befragt. Die Umfrage ist repräsentativ.). „Das digitale Büro sorgte insbesondere in den vergangenen Monaten für bessere Arbeitsfähigkeit und Zusammenarbeit in der hybriden Arbeitswelt. Aber wir sehen im Mittelstand, dass es bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen konkrete Rückstände gibt. Das liegt vor allem an strukturellen Digitalisierungsdefiziten, die im Mittelstand schon seit längerer Zeit bestehen“, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom.
So ist die Investitionsbereitschaft im Mittelstand eher gering: Nur 39 Prozent der Unternehmen mit 100 bis 499 Beschäftigten geben an, 2020 in die Digitalisierung ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse investiert zu haben. Ebenso viele (39 Prozent) investieren im laufenden Jahr. Die Investitionsbereitschaft in die Digitalisierungskompetenzen der Belegschaft ist sogar auf ein Vor-Corona-Niveau gesunken: Wie bereits 2018 geben 60 Prozent an, gezielt in die Fort- und Weiterbildung der Mitarbeitenden für die digitale Arbeitswelt zu investieren. 2020, in der Anfangsphase der Pandemie, taten dies noch knapp drei Viertel (72 Prozent). Parallel nahm auch das Qualifikationslevel in den Unternehmen ab: Im Jahr 2020 gaben noch drei Viertel (75 Prozent) der mittelständischen Unternehmen an, über die erforderlichen Mitarbeitenden zu verfügen, um die Digitalisierung voranzutreiben. Jetzt sagen das nur noch 6 von 10 (60 Prozent) – und damit sogar etwas weniger als 2018, als es 62 Prozent waren.
Das digitale Büro zeichnet sich unter anderem auch durch papierarme Prozesse aus. Hier haben die mittelständischen Unternehmen im Jahr 2020 große Fortschritte gemacht: Waren 2018 die Geschäftsprozesse erst von 29 Prozent der Unternehmen überwiegend papierlos, stieg der Wert auf 40 Prozent. Nun verzeichnen die Unternehmen jedoch einen kleinen Rückgang auf 36 Prozent. Im Einsatz digitaler Lösungen zeigen sich ähnliche Tendenzen: Zwar nutzen mit 95 Prozent fast alle mittelständischen Unternehmen digitale Lösungen wie CRM, ECM oder ERP. Allerdings waren es im Vorjahr schon 98 Prozent und 2018 96 Prozent.
Fehlende Ressourcen, Standards und Datensicherheit
Die größten Hürden bei der Digitalisierung des Büros sieht der Mittelstand im hohen Investitionsbedarf sowie im Zeitmangel für Digitalisierungsprojekte (jeweils 70 Prozent). 67 Prozent fehlen ausreichend Standards. „Besonders im Mittelstand sollten digitale Geschäftsprozesse als Chance gesehen werden, um knappe Ressourcen effizient zu nutzen und Leistung nachhaltig zu steigern,“ so Britze. Auch die Anforderungen an die IT-Sicherheit (60 Prozent) sowie die Angst vor Datenverlust (59 Prozent) spielen bei mittelständischen Unternehmen eine große Rolle. „Nur durch den Einsatz von modernsten digitalen Technologien lassen sich die hohen Anforderungen an Datensicherheit überhaupt erst umsetzen. Bei der richtigen Ausgestaltung wird das Digital Office zum Wettbewerbsvorteil im Mittelstand“, sagt der Bitkom-Experte.
