Effektive Meetings

Meetings gehören inzwischen zum Umgangston in jedem Unternehmen. Wann immer der Chef sämtlichen Mitarbeitern etwas zu sagen hat, macht er eine Arbeitsbesprechung (im englischen Meeting). Doch nach dem Meeting, das in der Regel doppelt so lange dauert wie angesetzt, sind alle Klarheiten beseitigt und die größtmögliche Demotivation hergestellt.

Meetings haben in der Regel minimale Effizienz: viel Aufwand, wenig Ertrag. Es wird nicht wirklich etwas damit bewegt. Sie sind eine ziemliche Zeitverschwendung, ein echter Demotivationsfaktor für Mitarbeiter und ein Störfaktor fürs Arbeitsklima. In einem Satz: Ein Meeting ist die beste Möglichkeit für einen Vorgesetzten, sich vor möglichst vielen Mitarbeitern möglichst nachhaltig selbst zu sabotieren und seine Geschäftsziele zu gefährden. Das ist häufig der Normalfall. Im Idealfall ist ein Meeting eines der besten Motivationsmittel: Motivation wirkt in der Gruppe sehr viel besser und schneller als unter vier Augen. Man nennt das auch den Fußballstadion-Effekt: Die Masse macht‘s. Im Idealfall ist ein Meeting hocheffizient: Der Chef muss nur einmal etwas sagen, und schon wissen es alle und setzen es auch um. Ein gutes Meeting gibt Motivation, Orientierung, Sinn, Ziele, Richtung und ist der erste Schritt zur erfolgreichen Marktbearbeitung. Doch wie geht ein gutes Meeting?

Zuerst geht es an die Vorbereitung, damit ein Meeting nicht die gesetzte Zeit überzieht, ohne vorzeigbares Ergebnis. Gute Vorbereitung ist der halbe Meetingerfolg. Also, listen Sie die Themen in einer Agenda auf. Anschließend versehen Sie jeden Tagesordnungspunkt mit einem realistischen Zeitbudget, so werden Meetings nicht länger überzogen. Kategorisieren Sie Ihre Tagesordnungspunkte in Informations-, Meinungsbildungs-, oder Entscheidungspunkte. Verteilen Sie die Agenda spätestens drei Tage vor dem Meeting an die Teilnehmer, damit diese ihre eigenen Wünsche an Tagesordnungspunkten rückmelden und sich darauf vorbereiten können.

So darf der Moderator bei reinen Informationspunkten nur Verständnisfragen zulassen, weil sonst jeder sein Anglerlatein zum Thema beisteuert und das Meeting leicht überzogen werden würde. Bei meinungsbildenden Themen leitet der Moderator eine Diskussion, geht auf Meinungsäußerungen der Teilnehmer ein, macht laute Teilnehmer leise und leise lauter und achtet auf die Einhaltung des Zeitbudgets; das heißt er unterbindet Teilnehmer, die nach dem Motto reden: „Es wurde zwar schon alles gesagt – aber noch nicht von mir!“ Die Entscheidungspunkte werden so moderiert, dass sobald keine neuen Argumente mehr kommen, der Moderator zur Abstimmung schreitet, beziehungsweise Fragen aufwirft, die noch nicht gefallen sind. Also, wer öfters Meetings abhält, sollte jährlich einmal ein Moderationstraining besuchen.

Damit ein Meeting effizient verläuft, sollte ein zeitlicher Rahmen gesetzt werden. Dadurch verläuft die Besprechung zielorientiert und es wird verhindert, dass sich Diskussionen festfahren. Ebenfalls ist es sinnvoll, die Anzahl von Besprechungen möglichst überschaubar zu halten und sein Meeting vor einer Einberufung abzusichern. Da der Zeitaufwand für ein Meeting beträchtlich ist, muss großer Wert auf die Produktivität einer Besprechung gelegt werden. Die Pünktlichkeit aller Teilnehmer ist die Grundlage für eine erfolgversprechende Runde und zeugt darüber hinaus auch von Respekt den anderen Teilnehmern gegenüber. Während eines Meetings sollte Protokoll geführt werden, um die wichtigsten Erkenntnisse, Zielvorstellungen und sonstige Daten zusammengefasst für alle Beteiligten bereit zu halten. So können sie sich auch auf das Meeting selbst konzentrieren, ohne durch Mitschreiben von der Thematik abgelenkt zu werden. Darüber hinaus sollte vor einem Meeting stets klar sein, welches Thema an der Tagesordnung steht. Zu einer optimalen Planung gehört darum ein detaillierter Informationsfluss an alle Beteiligten. Die effiziente Zielfindung beinhaltet auch eine Nachbesprechung zur weiteren Orientierung.