Die Identifikation ihrer Mitarbeitenden mit dem QM-System verhilft Unternehmen und Organisationen zu einem gelebten und akzeptierten Qualitätsmanagement. Transparent und anwendungsfreundlich gestaltete Prozesse fördern eine bereichs- und teamübergreifende Zusammenarbeit sowie den internen Austausch. Das treibt die Weiterentwicklung des Systems im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) voran.
Maßgeblich für den Erfolg eines Managementsystems ist also unter anderem die Beteiligung der Mitarbeitenden. Der prozessorientierte Ansatz sollte nicht nur zum Aufbau eines softwarebasierten Qualitätsmanagement- oder integrierten Managementsystems, sondern auch zur Förderung der internen Kommunikation genutzt werden. Das empfehlen die QM-Experten von ConSense Management Consulting (CMC), Beratungsdienstleister des Aachener Softwareentwicklers ConSense GmbH.
Wissensmanagement und gemeinsames Lernen fördern
Dieser prozessorientierte Ansatz zur Unterstützung der internen Kommunikation beinhaltet die Modellierung und Optimierung von Prozessen unter Beteiligung der Mitarbeitenden. Dabei werden Wissen und Vorgehensweisen zu den jeweiligen Prozessen gesammelt, Sichtweisen ausgetauscht und ein gemeinsames Bild der jeweiligen Aufgabe erarbeitet.
Mithilfe der Sipoc-Methode, einem Gestaltungsprinzip aus dem Lean-Management, lassen sich Prozesse und Abläufe in relativ niedrigem Detaillierungsgrad schlank, transparent und gut nachvollziehbar darstellen. Durch die Erarbeitung im Team entsteht auf diese Weise eine einheitliche, visualisierte Grundlage, anhand derer sich auch spätere Änderungen, Aktualisierungen und Verbesserungen leichter vornehmen lassen, da alle Beteiligten von der gleichen Basis ausgehen.
Kenntnisse und Erfahrungen austauschen
Da sich Erfahrungswissen nicht komplett durch Dokumentation weitergeben lässt, setzt CMC auf engen Austausch und Zusammenarbeit der Mitarbeitenden. Darauf sind ConSense-Softwarelösungen ausgerichtet, die ihren Anwendenden diverse Möglichkeiten bieten, Fragen, Ideen und Vorschläge in den betrieblichen Prozessen anzubringen.
So lassen sich beispielsweise Bewertungen oder Anmerkungen zu Prozessen hinterlegen. Darüber hinaus dienen Chat-Kanäle einer direkten Kommunikation und Kollaboration innerhalb des Managementsystems. Prozesse und Tätigkeiten werden so immer wieder gemeinsam von den Beteiligten betrachtet, die ihre Erfahrungen und ihr Wissen dazu austauschen und Vorgehensweisen optimieren oder weiterentwickeln.
Der Wert der Prozessmodellierungen besteht also neben der Visualisierung und Analyse von Prozessen und ihren Verbesserungspotenzialen auch in der Unterstützung der Kommunikation innerhalb von Teams bzw. zwischen Abteilungen. Gleichzeitig lässt sich damit ein gemeinsames Verständnis der Arbeitsabläufe schaffen.
Webinare und Workshops für praktische Umsetzung
Wie sich die Umsetzung anwendungsgerecht realisieren lässt und was dabei zu beachten ist, vermitteln die Managementsystem-Experten des Aachener Softwarehauses. CMC unterstützt bei der praxis- und anwendungsgerechten Prozessmodellierung unter ganzheitlicher Betrachtung von Unternehmen.
Diese berücksichtigt die drei Gestaltungsbereiche Technik, Organisation und Mensch gleichermaßen. Einen Einstieg in das Thema bietet das Webinar „Prozesse wie aus einem Guss mit einem Styleguide für Prozessbeschreibungen“, das beispielsweise am 9. März 2023 stattfindet. Für eine tiefergehende Beschäftigung eignet sich der ganztägige Workshop „ConSense Styleguide für Prozessmodellierung“, der auf Anfrage terminiert wird. (jk)
