Mitarbeiter werden mit ihren Aufgaben nicht rechtzeitig fertig, Teile sind teurer als geplant, es gibt mehr Änderungswünsche als erwartet, Ressourcen werden plötzlich für andere Projekte benötigt. Wenigstens eine der drei Projektzusagen Termin/Budget/Inhalt ist dadurch gefährdet. Aber warum fällt es Unternehmen so schwer, zuverlässig zu sein? Was hindert sie daran, Projektlaufzeiten zu verkürzen? Welche Störungen Projekte in Schwierigkeiten bringen und wie Unternehmen am besten mit diesen schädlichen Mechanismen umgehen, weiß Uwe Techt, Autor des neuen Buches „Projects that flow“: „Fragt man Projektmanager danach, warum ihre Projekte unzuverlässig sind oder so lange dauern, erhält man eine Variation der folgenden Aussagen.“ Projekte kommen in Schwierigkeiten, weil…
- versprochene Fertigstellungstermine für einzelne Aufgaben oft nicht eingehalten werden; es zu viele Änderungen gibt (mehr oder andere Änderungen als erwartet);
- zu oft eingeplante Ressourcen (manchmal trotz guter Planung und expliziter Absprache) nicht verfügbar sind; notwendige Informationen, Spezifikationen, Materialien, Designs, Befugnisse, fehlen;
- es Auseinandersetzungen um Prioritäten und Ressourcenzuordnung zwischen Projekten gibt; Budgets für einzelne Aufgaben überzogen werden, zu oft bereits erledigte Aufgaben erneut aufgegriffen werden müssen (Nacharbeit).
„Die Aussagen illustrieren den Umstand, dass Projekte von Variabilität und Murphy’s Law geprägt sind“, so Uwe Techt.
Ein wesentlicher Einflussfaktor auf die Zuverlässigkeit ist die sogenannte Variabilität (Unsicherheit):
- Wie lang ein Vorgang dauert und wie groß der Aufwand sein wird, um eine definierte Leistung zu erbringen, kann man nicht exakt vorhersehen; nur eine unscharfe Schätzung ist möglich.
- Vor dem Projekt – wenn der Plan erstellt wird – weiß man nicht, wie viele Änderungswünsche es geben wird und welche Auswirkungen diese Änderungswünsche auf die Dauer von Vorgängen, den notwendigen Aufwand und die Kosten haben werden.
- Projekte sind jedes Mal „neu“. Daher wird es – auch bei Nutzung hervorragender Planungsmethoden – vorkommen, dass bei der Planung ein Umstand mit signifikanter Auswirkung übersehen und nicht eingeplant wurde.
- Externe Faktoren, auf die Projektmanager keinen Einfluss haben, verzögern den Projektfortschritt: Naturereignisse, Gesetzesänderungen, Genehmigungsbehörden u. a.
Murphy’s Law: Was schiefgehen kann, geht schief – besonders dann, wenn man es im Verlauf eines Projektes nicht gebrauchen kann. Beispiele:
- Ein Schlüsselmitarbeiter wird gerade dann krank, wenn das wichtigste Projekt von ihm bearbeitet werden soll.
- Maschinen fallen gerade dann aus, wenn sie zwingend in einem Projekt benötigt werden.
- Eine speziell entwickelte und aufwändig angefertigte Komponente wird bei der Montage beschädigt; sie muss neu beschafft werden.
Variabilität und Murphy’s Law erklären, warum es so schwer ist, einen zuvor erstellten Plan einzuhalten bzw. einen Plan zu erstellen, der eingehalten werden kann. Variabilität und Murphy’s Law allein erklären jedoch nicht, warum es so schwer ist, Projekte in sehr viel kürzerer Zeit zu realisieren. Autor Uwe Techt spricht hier eine Warnung aus: „Variabilität und Murphy’s Law sind Tatsachen des Lebens – nicht nur im Projektgeschäft. Projekte werden also nicht dadurch zuverlässiger und schneller, dass Variabilität und Murphy’s Law ‚verschwinden’. Projekt- und Multiprojektmanagement sind vielmehr dazu da, erfolgreich zu sein, obwohl Variabilität und Murphy’s Law Realität sind und bleiben.“
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