Ein Training bringt erst dann den erwünschten Mehrwert, wenn das neu Erlernte tatsächlich angewendet wird. Trennt dieser Anspruch auf der Seite der Trainingsanbieter schon die Spreu vom Weizen, wird die Luft, wenn es um Compliance Training geht, richtig dünn. Denn in diesem Fall geht es nicht nur um die Vermittlung von Regeln und Gesetzen. Compliance bedeutet vielfach Veränderung. Verhalten, das bislang akzeptiert wurde, ist auf einmal verboten. Regeln müssen beachtet und befolgt werden, auch wenn sie unerwünscht und unbequem sind. Deshalb ist es für den Erfolg von Compliance Trainings von elementarer Bedeutung, dass das Wissen nachhaltig verankert wird.
e-Learning ist keine Allzweckwaffe
Aber statt professioneller, längerfristiger Planung trifft man in der Praxis nur zu oft auf Aktionismus bei der Wissensvermittlung. Man konzentriert sich nur auf das gerade aktuelle Thema – bei der Neueinführung von Compliance ist das meist der Verhaltenskodex – und beginnt hierzu ad-hoc ein Training zu entwickeln. Als Schulungsmethode wird meist ausschließlich e-Learning in Betracht gezogen – sozusagen als Allzweck-Waffe. Man glaubt, dadurch Zeit und Budget zu sparen. Denn es gibt ein großes Angebot an fertigen Standard-Kursen, die bei verschiedenen e-Learning-Anbietern lizensiert werden können. Vergessen wird dabei, dass in diesen Kursen nur Basiswissen vermittelt werden kann. Es reicht nicht aus, wenn die Lerner nur Wissen anhäufen. Dieses Wissen muss auch in der täglichen Praxis angewendet werden. Damit dieser Transfer in die Praxis gelingt, müssen die Mitarbeiter die Notwendigkeit von Compliance verstehen und sich mit dem Thema identifizieren können. Und das wiederum gelingt nur, wenn Bedenken, Ängste und Vorbehalte ernst genommen und ausgeräumt werden. Es bedarf der regelmäßigen Schulung und Auffrischung mittels aufeinander abgestimmter Trainingsmodule und einer Kombination verschiedener Schulungsmethoden. Nicht die Durchführung einzelner Trainings steht im Vordergrund, sondern eine ganzheitliche Vorgehensweise.
Dreiklang aus Planung, Kommunikation und Konzeption
Die Basis einer jeden erfolgreichen Schulungs-Kampagne ist ein Dreiklang aus Planung, Kommunikation und Konzeption, denn nicht nur der Schulungsinhalt zählt. Dieser ist zwar wichtig, aber nicht allein entscheidend für den Erfolg. Im ersten Schritt sollte ein längerfristiger Schulungsplan erstellt werden. Umfassende und frühzeitige Planung – lange bevor ein Training inhaltlich konzeptioniert wird – zahlt sich später aus. Sie spart Zeit und Geld und schafft Synergien. Bei einem längerfristigen Schulungsplan reden wir von einem Zeitraum zwischen drei und fünf Jahren. Die erste Grobplanung sammelt alle zu schulenden Themen, definiert die Zielgruppe, schätzt die Zahl der Teilnehmer pro Thema, berücksichtigt die neuen Mitarbeiter im Unternehmen, legt die regelmäßigen Auffrischungs-Trainings für die verschiedenen Themen und eine realistische Anzahl von Compliance-Trainings pro Jahr fest. Zum einen soll fortlaufend und regelmäßig geschult werden, zum anderen sollen die Mitarbeiter aber auch nicht mit Compliance-Trainings überschüttet werden, da sonst die Akzeptanz deutlich leidet. Im nächsten Schritt können jetzt weitere Details geplant werden. Dazu zählt im internationalen Umfeld die Überlegung, in welcher Sprache Trainings angeboten werden sollen. Daneben müssen auch die technischen Anforderungen und Voraussetzungen z. B. für e-Learning oder Mobile Learning geklärt werden. Alle wichtigen Rahmenbedingungen sind nun bekannt und es folgt die Entscheidung über die Schulungsmethoden. Ein Methoden-Mix sollte in jedem Fall angestrebt werden. Das heißt, dass e-Learning-Kurse und Präsenztrainings sinnvoll kombiniert und auch Formate wie z. B. Diskussionsrunden, Gruppenarbeiten, Videos und andere berücksichtigt werden. Wichtig ist, das Lernen abwechslungsreich zu gestalten und den Lernern auch die Möglichkeit zum Austausch zu geben.
Schulungsprozess festlegen
Nachdem geklärt ist, zu welchen Themen wie viele Mitarbeiter in welchem Zeitraum geschult werden müssen, kann der Schulungsprozess aufgesetzt werden. Ein weiterer wesentlicher Punkt ist ein aussagekräftiges und fehlerfreies Reporting über das einerseits die Schulungsteilnahmen dokumentiert werden, andererseits aber auch der Nutzen der Trainings nachgewiesen wird. Unter anderem sind in dieser Phase folgende Fragen zu beantworten: Wie wird die Teilnahme an Schulungen dokumentiert? Wie sieht die Erfolgskontrolle aus? Reicht es aus, zu wissen, wie viel Prozent der vorgesehenen Mitarbeiter eine Schulung absolviert haben? Oder muss der Wissensstand nachgewiesen werden? Welche Vorgaben macht z. B. in Deutschland der Betriebsrat hinsichtlich einer Erfolgskontrolle? Welche Vorgaben müssen in anderen Ländern berücksichtigt werden? Sollen Zertifikate ausgegeben werden? Und welche Leistung muss erbracht werden, um ein Zertifikat zu erwerben?
Steht der Schulungsprozess, kann eine Entscheidung bezüglich des einzusetzenden Tools getroffen werden, bzw. ob eine Tool-Unterstützung überhaupt sinnvoll ist. Ab einem bestimmten Schulungsumfang hilft ein System, z. B. ein Lernmanagement System, den administrativen Aufwand deutlich zu reduzieren. Der größte Nutzen wird erzielt, wenn sowohl e-Learning Kurse als auch Präsenzschulungen darüber gesteuert werden können. Aus einer längerfristigen Schulungsplanung lassen sich die Rahmenbedingungen und Anforderungen an das Tool ableiten und die Kriterien zur Auswahl des passenden Tools können ohne großen Aufwand definiert werden.
Kommunikation
Eine gelebte Compliance-Kultur kann nur entstehen, wenn das Management-Team und die Vorgesetzten eine klare Botschaft vermitteln und sich selbst an die Regeln halten. In einem offenen Dialog müssen Fragen und Diskussionen aber auch Widersprüche zugelassen sein, sowie Bedenken und Ängste ernst genommen und diskutiert werden. Nur wenn der einzelne Mitarbeiter den Nutzen von Compliance für sich selbst und das Unternehmen begreift, entsteht die Bereitschaft, einen aktiven Beitrag zum Gelingen zu leisten oder seine bisherige Einstellung zu überdenken und sein Verhalten zu ändern. Eine Form der aktiven Kommunikation können gemeinsame Workshops von Mitarbeitern und Führungskräften sein mit dem Ziel, das Gespräch anzuregen und den Austausch zu fördern. Im Mittelpunkt steht hier nicht die Vermittlung von Wissen – sondern die Interaktion mit den anderen Teilnehmern. Die Teilnehmer bearbeiten in wechselnden Kleingruppen bestimmte Aufgaben oder Problemstellungen und finden gemeinsam Lösungen. Die Möglichkeit, das Thema selbst mitzugestalten, schafft dabei eine hohe Identifikation mit dem Thema. Die Herausforderung bei der Gestaltung der Workshops besteht darin, die richtigen Fragen und Aufgaben zu formulieren und eine offene Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Vorstand bzw. Geschäftsführer sollten persönlich anwesend sein und sich der Diskussion und Fragen stellen. Das unterstreicht den hohen Stellenwert des Themas im Unternehmen. Ausgewählte Arbeitsergebnisse können in die nachfolgenden Trainings einfließen, wodurch ein hoher Praxisbezug geschaffen wird. Diese Workshops sollten bei der Einführung von Compliance im Unternehmen den Auftakt zur Schulungs-Kampagne bilden.
Schulungskonzeption
Erst jetzt, wenn die Planung abgeschlossen und kommuniziert ist, wird mit der Schulungskonzeption begonnen. Diese ganzheitliche Vorgehensweise hat den Vorteil, dass die verschiedenen Themenblöcke leichter voneinander abgrenzbar sind und von Anfang an modular und aufeinander aufbauend entwickelt werden können. Auf diese Weise können auch leichter Kurzmodule erstellt werden, die dann wiederum zu Trainings für verschiedene Zielgruppen kombinierbar sind oder auch einzeln zur Auffrischung verwendet werden können. So wird die Konzeption der Inhalte besonders effizient und es wird vermieden, dass fehlende Planung zu einer bloßen Aneinanderreihung einzelner und nicht aufeinander abgestimmten Stand-alone Trainings führt.
Compliance-Schulungen sind mehr als nur die reine Vermittlung von Wissen. So stellt einerseits die Komplexität der Materie hohe Anforderungen an die Qualität des Inhalts. Da die Mitarbeiter die Compliance-Werte und Regeln nach dem Training auch aktiv leben sollen, geht es andererseits auch um das Schaffen einer Compliance-Kultur. Deshalb gilt es, sein Augenmerk nicht nur auf einzelne gerade aktuelle Schulungsthemen zu richten, sondern ganzheitlich vorzugehen. Denn nur durch das optimale Zusammenspiel von Planung, Kommunikation und Schulung kann Compliance nachhaltig im Unternehmen verankert werden.
